Word文档批量生成-操作手册
小白也能轻松上手的批量文档制作指南
功能介绍
Q文档Word批量生成功能，专门帮你解决「重复制作同类Word文档」的麻烦！告别手动复制粘贴的低效操作，只需3步就能自动生成海量文档，既省时间又能避免出错。
适用场景
- 法院/仲裁机构: 裁判文书、传票、开庭通知、执行通知等
- 律所/法律服务机构: 起诉书、律师函、委托书、合同等
- 银行/金融机构: 借款合同、还款计划书、授权函、客户资料等
- 政府机关/事业单位: 通知、红头文件、公文生成、公示公告等
- 人力资源服务公司: 劳动合同、入职/离职协议、薪资调整通知等
- 学校/培训机构: 录取通知书、成绩单、培训证书、推荐信 等
- 房地产/中介: 房屋租赁合同、购房协议、授权委托书 标准合同等
- 医院/医疗机构: 知情同意书、体检报告、协议书等
视频讲解
步骤一：准备Excel数据文件
Excel数据文件中记录了用来生成模板的关键数据内容，建议首行为数据列标题行,如下图：
1. 基础格式要求
- 第一行必须是标题：像给信息贴标签，例如“编号、姓名、身份证号、考试时间”
- 标题规范：不能带特殊符号（！、\n），不能直接写数据
正确vs错误示例
✅ 正确：第一行写“编号、姓名、考试地点”
❌ 错误：第一行直接写“SD001、张三、一中”或“姓名！、考试时间\n”
2. 图片插入规则
Excel中插入图片有3种正确方式
- 方法一：填写网络图片地址（如https://www.qwendang.com/assets/head.jpg）
- 方法二：右键单元格→插入图片，将本地图片直接嵌入Excel
- 方法三：填写电脑本地路径，如：C:\图片\张三.jpg。(限客户端使用)在线版本无法读取！
3. 文件限制
- 文件大小：带图片的Excel不超过200MB，过大可能上传失败
- 数据行数：最多2000行，超过建议分多次处理
Excel格式示例
| 编号 | 姓名 | 身份证号 | 考试时间 | 考试地点 | 照片 |
|---|---|---|---|---|---|
| SD00001 | 张三 | 371427200001010001 | 2022/3/1 山东德州 | 德州一中 | https://xxx.com/head_zs.jpg |
| SD00002 | 李四 | 371427200001010002 | 2022/3/1 山东德州 | 德州一中 | （直接插入本地图片） |
步骤二：制作Word模板文件
模板是固定格式的Word框架，将需要替换的内容用「标注」代替，工具会自动匹配Excel数据填充。新手先掌握前2种标注即可应对80%场景！
1. 文字标注（最常用）
- 打开Word，制作固定格式模板（如准考证的标题、边框）
- 将需要替换的内容用英文半角大括号括住Excel标题，例如：姓名：{姓名}、身份证号：{身份证号}
- 保存为.docx格式（.doc格式可能兼容出错）
错误示例
❌ 姓名：｛姓名｝（中文全角括号，工具不识别）
❌ 姓名：{学生姓名}（Excel标题为“姓名”，标注不匹配）
模板示例
准考证
NO：{编号}
姓名：{姓名}
身份证号：{身份证号}
考试时间：{考试时间}
考试地点：{考试地点}
说明：请在{考试时间}前打印本证，到{考试地点}签到。
2. 图片标注（插入头像/照片）
- 在Word模板中插入一张占位图（任意图片即可）
- 右键选中占位图，点击顶部【审阅】→【插入批注】
- 在批注框中输入Excel图片标题，例如：{照片}（删除批注默认文字）
- 保存Word模板
常见错误
未选中图片就插入批注，工具无法识别替换位置，会生成空白图片。
3. 文件名标注（自动命名文档）
若想让生成的文档自动命名（如“准考证_张三.docx”），将Word模板命名为：准考证_{姓名}.docx
错误示例
❌ 准考证模板_姓名_身份证号.docx（没加{}，不会自动替换）
❌ 准考证模板_{姓名*}.docx（标题带*，系统不允许）
4. 图表标注（进阶功能）
适用于批量生成带数据图表的文档（如成绩走势图），推荐使用WPS制作以保证兼容性：
- 在Word中插入图表，右键点击【编辑数据】
- 将Excel数据源中的测试数据替换为{Excel标题}（如{数学成绩}）
- 确保Excel中对应数据为数字格式，否则图表会空白
- 保存模板即可
步骤三：使用Q文档批量生成
- 登录Q文档官网或下载安装客户端后，找到Word批量生成功能，进入操作页面
- 点击【选择Excel数据文件】和【添加Word模板文件】（同时支持多个模板）
- 数据模板就绪后，可在模板列表，点击【预览】按钮，检查测试文档内容是否正确
- 预览无误后，点击【开始生成】，生成完成后点击【下载全部】获取压缩包（客户端版本直接生成到本地无需下载）。
- 解压压缩包，即可得到所有生成的Word文档
温馨提示
在线版本：文件较大时上传和生成会较慢，请勿刷新页面，耐心等待即可。
必看！避坑提醒
- 页脚问题：预览文档不显示页脚，正式下载的文档会保留页脚内容
- 数据量限制：在线版本Excel最多2000行，超过请拆分文件后再试
- 文件大小：Excel、Word大小不超过200MB，过大时您可先压缩图片或删除空行
- 下载后检查：生成后可先下载前三条预览版本，预览版本正常再下载完整版
- 问题咨询：可以 联系客服（工作日 9:00-22:00），描述问题即可获得帮助
新手常见问题
Q1：Excel标题都加了，为什么导入后标题行没识别出来？
A1：这种情况通常是Excel标题行内，存在空白的列标题或者隐藏列中存在空白标题的情况, 需要将空白标题补全既可。
Q2：Excel标题带空格，标注该怎么写？
A2：标注需和Excel标题完全一致，例如Excel标题为“考试 时间”，标注写{考试 时间}。
Q3：生成的Word里图片是叉号，怎么办？
A3：检查Excel图片是否可下载或正常，若在线使用时excel图片为本地路径（如C:\图片\张三.jpg）将无法显示，预改为网络地址或直接插入图片；若图片过大，压缩后重新插入。
Q4：预览时格式乱了（比如文字换行不对），需要怎么处理？
A4：预览时格式错乱，可能因为填入表格的数据内容导致的版式错乱，您需要重新调整模板以乱应数据内容后再重新生成。
Q5：生成到一半卡住了，刷新页面后要重新来吗？
A5：如果生成页面一直卡住，您可以手动刷新页面，多次刷新页面仍然进度没变化，建议重新调整数据和模板后再试。
Q6：能批量生成带盖章的文档吗？
A6：可以！把盖章图片提前插入Word模板（固定位置，不用标注），再批量生成，每个文档都会有盖章。
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